Хората, които работят с много документи, знаят какъв голям хаос може да настъпи в един момент, ако не следват строга организация. Истината е, че подредбата на документацията в офиса дори често става повод за излишни кавги и спорове между служителите. Но дори да работите самостоятелно с голям набор от документи в хартиен вид, без правилния подход към тяхната подредба няма да успеете да постигнете необходимата и желана степен на полезна дейност.
Ето защо добре би било за всички вас да прочетете следващите страхотни и супер полезни съвети за организация на документите на работното място и в офиса. Между другото, всички тези препоръки чудесно биха се вписали и в новото ви офис пространство.
Въведете ред и го следвайте
Просто е стига в този ред да не влизат и други колеги. Ако това е така, прекарайте някакво известно време от работния процес в определяне на последователността, в която ще подреждате и сортирате всички документи. Важно е да имате на предвид хронологията на тяхното повторно използване, предаване на клиенти и т.н. Всяко крайно действие трябва да съответства на по-близък достъп до съответния продукт.
Изберете подходящо място за съхранение
Заложете на качествени папки от Copycenter.bg. Тук ще намерите богато разнообразие от аксесоари, създадени именно за подредбата на документацията в офис пространството. Важно е да прецените видовете документи и всяка категория да има определен цвят папка.
Освен папки, хубаво е да имате отделни контейнери или шкафове, в които да събирате документацията. В дъното сложете архива, до който не ви е нужен постоянен достъп. С документите, които ще работите ежедневно, е редно да имате пряка връзка на една ръка разстояние по възможност.
Обикновено документите са в размер А4. Естествено, има и по-малки важни бележки, декларации, касови бележки и други подобни, които са в по-малък размер. За тях спокойно можете да предвидите пощенски пликове. Номерирайте пликовете или им слагайте било то етикети, или самозалепващи се листчета. На тях изписвайте типа бележки и документи с малък размер, съхранявани в дадения пощенски плик.
Използвайте легенди и обозначения
Можете да имате и папка или лист, а дори и цяла тетрадка, в която да изпишете методологията за организация на документацията в офиса. От една страна, така ще сте сигурни, че всеки от отдела спазва реда за подредбата. От друга страна, ако документите са нужни на хора извън отдела или имате нов колега, разясненията кое къде е няма да отнемат дълго време.
Редовно се консултирайте с колегите си за евентуална оптимизация и предложения за такава за подредбата на документите. Когато дейността ви се разширява, ще се разшири и обемът от документи, а от там може и да се появи нужда от допълнителни промени в организацията им.
Разбира се, това са само базови съвети. Те обаче са добра основа, върху която да стъпите и да организирате перфектно подредбата и ползването на документите в офиса. Нужни са малко, но важни дейности, с които да поддържате реда. А този ред, с времето ще ви се отблагодари – отделните задачи ще се вършат много по-лесно и по-бързо. Освен това, вече няма да губите важни документи. Няма и да си губите времето в търсене на една малка бележка из целия офис.
